Votre trésorerie est immobilisée dans des cautions et vos équipes noyées sous les données éparpillées ? Reprenez le contrôle.

Votre département marchés souffre de :

1. Manque de visibilité et de centralisation :

• "Éparpillement" des données : Les informations sur les marchés (contrats, avenants, cautions, la mobilisation pour financement, échéances) sont dispersées dans des dossiers papier, des emails et des fichiers Excel non synchronisés.
• Impossible d'avoir une vision portfolio : Difficulté à connaître la valeur globale du portefeuille, les engagements à venir ou les marchés arrivant à échéance.
• Absence de source de vérité unique : Chaque service (juridique, administratif, financier, trésorerie, opérationnel) travaille avec des versions différentes des documents, créant confusion et erreurs.

2. Désorganisation du suivi contractuel et administratif :

• Dates clés manquées : Retards dans le dépôt des documents, les demandes de mainlevée ou le renouvellement des polices d'assurance, entraînant des pénalités.
• Suivi des engagements imprécis : Difficulté à suivre les budgets engagés, les facturations en cours et les soldes restants, menant à des dépassements.
• Gestion hasardeuse des avenants : Les modifications contractuelles ne sont pas tracées efficacement, impactant la valeur financière et le planning.

3. Difficultés de trésorerie et de mobilisation des garanties :

• Immobilisation excessive de la trésorerie : Les cautions en espèces (consignations) bloquent des fonds importants qui pourraient être utilisés pour investir ou fonctionner.
• Manque d’optimisation des lignes de cautionnement : Votre entreprise à des lignes de cautionnement encombrées par des cautions non affectes et donc difficile à recouvrir affectant ainsi la capacité de soumissionner pour de nouvelles opportunités.

 4. Problèmes chroniques avec les mains levées et les retours de garanties :

• Retards dans la libération des garanties par manque de visibilité sur le portefeuille des cautions provisoires, définitives et les retenues de garantie : 
•  Suivi des réserves inefficace : Aucun système proactif pour traquer et résoudre les réserves (non-conformités) par site listées dans les procès-verbaux de réception.
• Relation tendue avec les maîtres d'ouvrage : Le manque d'organisation dans le suivi des prestations contractuelles (formation, maintenance préventive,…)

 5. Inadéquation entre la trésorerie et le cycle de vie des marchés :

• Décalage entre les décaissements et les encaissements : Les prévisions de trésorerie ne sont pas calées sur les étapes clés des marchés (démarrage, facturation intermédiaire, réception, période de garantie).
• Impossible d'anticiper les besoins de financement : Difficulté à prévoir les appels de fonds pour les cautions ou les avances de trésorerie nécessaires pour de nouveaux projets.
• Planification financière en mode "réactif" : L'équipe financière gère les crises au lieu d'anticiper les flux.

Je vous propose une mission pour :

1. Structurer et Piloter Votre Portefeuille Marchés :

• Mettre en place un tableau de bord de pilotage centralisé (sous Excel ou avec un outil dédié) pour une vision en temps réel de l'ensemble de vos marchés.
• Centraliser tous les documents contractuels dans un référentiel unique et organisé.
• Définir des indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer la santé de votre portefeuille.

2. Rationaliser la Gestion Contractuelle et Administrative :

• Concevoir et déployer un calendrier contractuel partagé avec des alertes automatiques pour les échéances critiques (renouvellement, demandes de mainlevée, etc.).
• Établir des procédures standardisées pour la gestion des avenants et le suivi des engagements financiers.
• Former vos équipes à l'utilisation des nouveaux outils et processus.

3. Optimiser la Mobilisation des Garanties et la Trésorerie :

• Auditer l'utilisation de vos cautions (cash vs. cautionnement bancaire) et proposer un plan d'optimisation pour libérer votre trésorerie immobilisée.
• Vous accompagner dans la négociation avec vos établissements financiers pour améliorer les conditions de vos lignes de cautionnement.
• Créer un processus fluide entre les services opérationnels et financiers pour obtenir les cautions plus rapidement.
   

4. Accélérer le Retour des Garanties et la Levée des Réserves :

• Mettre en place un système de suivi proactif des réserves et non-conformités, de leur identification à leur résolution.
• Élaborer des modèles de courriers et un planning de relance pour les demandes de mainlevée.
• Vous conseiller sur l'amélioration de la relation post-marché avec les maîtres d'ouvrage.

5. Aligner la Trésorerie sur la Réalité Opérationnelle :

• Adapter votre tableau des flux de trésorerie pour qu'il reflète précisément le cycle de vie de vos marchés (de la soumission à la clôture).
• Modéliser les flux financiers prévisionnels pour chaque nouveau marché important.
• Vous donner les moyens d'anticiper les besoins de financement et de prendre des décisions stratégiques en toute connaissance de cause.